Was ist Dokument und Vertrag Redlining?

Formatierungsverlust: Das Akzeptieren von Änderungen kann zum Verlust vieler Formatierungsarten führen und erhebliche Anstrengungen erfordern, um diese zu beheben. Die Neunummerierung des Dokuments, nachdem Spuränderungen akzeptiert wurden, kann eine ziemlich schwierige Aufgabe sein. Bei der Konvertierung von Word in andere Systeme werden häufig spezielle Formatierungen (Fußnoten, spezielle Nummerierungsschemata usw.) unterbrochen.)
Nur Desktop: Redline erscheint nicht immer auf allen Geräten., Infolgedessen müssen Sie warten, bis Sie sich vor Ihrem Computer befinden, um die Dokumente anzuzeigen und Änderungen zu verfolgen.

Klicken Sie hier, um sechs Komplikationen von Redlining-Verträgen in Word zu lesen

Fünf Best Practices für das Dokument-Redlining

1. Erstellen Sie einen Dialog mit Ihrer Gegenpartei

   Für das transaktionale Dokument-Redlining (lesen Sie Vorschläge, Verträge und Vereinbarungen) ist es wichtig, frühzeitig zu versuchen, einen Dialog mit Ihrer Gegenpartei aufzubauen., Versuchen Sie, das menschliche Element des Dokumentverhandlungsprozesses zu verstehen und festzustellen, mit welchem Persönlichkeitstyp Sie es zu tun haben.

2. Kennen Sie Ihr primäres Ziel

   Sie müssen verstehen, dass es am Ende Ihre Aufgabe und Verantwortlichkeit ist, sicherzustellen, dass Sie nicht unterschreiben (oder Ihre Führungskräfte unterschreiben lassen) auf der gepunkteten Linie, es sei denn, Sie sind völlig sicher, dass das Dokument genau die Sprache enthält, in der Sie sich anmelden möchten. Geschäftsziele sind selten in Schwarzweiß angelegt und oft müssen Sie das Risikomanagement mit der Geschwindigkeit der Geschäfte in Einklang bringen., Dies bringt uns zur nächsten Best Practice.

3. Setzen Sie Ihre Prioritäten richtig

   Meistens stellen wir fest, dass die folgende Reihenfolge der Prioritäten Ihnen am besten dient:

• Compliance Zuerst: Verwenden Sie die Prozesse und Tools, mit denen Sie sicherstellen können, dass Dokumente die Compliance-Kriterien erfüllen. Automatisierte Verfolgung von Klauseln und Abweichungen von Standards ist eine Notwendigkeit.
• Vertrauen: Sie müssen sicher sein, dass alle Änderungen, die am Dokument vorgenommen wurden, vollständig sichtbar und nachvollziehbar sind. Es sollte keine ungeklärten Abweichungen geben.,
• Höflichkeit: Seien Sie höflich zu Ihrem Kontrahenten, indem Sie ihnen die Möglichkeit bieten, eine neu geordnete Kopie, saubere Kopie und bearbeitbare Kopie zu sehen, so dass sie den mühsamen Prozess des Redlinings und Dokumentenvergleichs nicht wiederholen müssen.

Vermeiden Sie Redlining über E-Mails und Anhänge Exchange

Nichts schreit FEHLER wie ein E-Mail-Posteingang voller verschiedener Versionen von Vertragsdokumenten mit Notizen im Text der E-Mails. Es ist ein sicheres Rezept für menschliches Versagen und der Hauptgrund, warum Rechtsabteilungen wie eine Blackbox erscheinen können., Denken Sie daran, es ist 2020 und Sie sind immer noch mit Steinzeit Redlining Techniken und Methoden stecken. Wechseln Sie zu einer Online-Verhandlungs-und Vertrags-Redlining-Plattform.

Wenn Sie MS Word und E-Mail oder eine andere Software verwenden müssen, die kein automatisches Redlining von mehreren Parteien zulässt, sollten Sie die folgenden Best Practices verwenden:

• Aktivieren Sie Spuränderungen, bearbeiten Sie das Dokument jedoch, ohne Markups anzuzeigen. Auf diese Weise können Sie Rechtschreib-oder Abstandsprobleme abfangen und das Dokument viel einfacher lesen.,
• Wenn Sie ein Dokument per E-Mail senden, möchten Sie sicherstellen, dass der Empfänger Spuränderungen nicht deaktiviert.
• Stellen Sie sicher, dass Sie oder jemand in Ihrem Team die Dokumentmetadaten scrubben und bereinigen, bevor Sie sie an die Gegenpartei senden.
• Vergessen Sie nicht, dem Kontrahenten sowohl eine rote Linie als auch eine saubere bearbeitbare Version des überarbeiteten Dokuments zu senden.

Klicken Sie hier, um 6 Tipps zu lesen, um das Redlining und Verhandeln in Verträgen zu optimieren

Warum DocuCollab die beste Lösung für die Überprüfung und das Redlining von Dokumenten ist?,

Top Gründe, warum Sie DocuCollab, die beste Vertragsmanagementsoftware für Ihre Dokumentenüberprüfung und-verhandlungen, in Betracht ziehen sollten

1. Redlining jederzeit und auf jedem Gerät: DocuCollab verfügt über bestimmte Vertragsmanagementsoftware-Funktionen, mit denen Sie und Ihre Gegenpartei auf das Dokument zugreifen und es öffnen können, um die Dokumente mit voller Redlining-Funktion anzuzeigen und zu bearbeiten. Sie müssen nicht warten, bis Sie zu einem Computer kommen. Sie können Dokumente von jedem mobilen Gerät aus überprüfen und genehmigen.

2., Drei Fenster müssen nicht geöffnet sein: Der innovative Ansatz von DocuCollab macht es überflüssig, 3 Fenster zu öffnen (jeweils 1 für neu gestaltete PDF-Dateien, saubere Kopie und bearbeitbare Kopie).

3. Connected Multiparty Real-Time Redlining: Sie müssen keine Dokumente senden und warten, bis eine andere Version von Ihrer Gegenpartei zurückkommt. Alle Änderungen von internen oder externen Parteien können angezeigt werden, sobald sie von einer Partei vorgenommen werden.

4. Einfaches Umschalten mit einem Klick vom Modus “ Was ist passiert „in den Modus“ Wer hat was getan“., DocuCollab bietet die Möglichkeit, ganz einfach vom Modus „Wer hat was gemacht“ (in dem den Bearbeitungen jedes Reviewers eine eindeutige Farbe zugewiesen ist) auf „Was im Dokument passiert ist“ umzuschalten (wobei allen Einfügungen eine blaue Farbe und allen Löschungen eine rote Farbe zugewiesen ist).

5. Ein-Klick-Ansicht in “ Zeige mir alle Änderungen seit …“. DocuCollab bietet eine nahtlose Sicht auf die Verfolgung von Änderungen seit einem der vorherigen Dokumentmeilensteine, wodurch mehrere Redlines für zukünftige Referenzen überflüssig werden.

6. Sie müssen nicht darum bitten, Software auf Ihrem Computer zu installieren., Alles, was Sie brauchen, ist ein moderner Web-Browser und Sie haben die volle Redlining und Bearbeitungsfunktionen jederzeit, überall und auf jedem Gerät.

7. Erhalten Sie Warnungen. Werden Sie benachrichtigt, sobald Änderungen in einem Dokument von Ihrem Kontrahenten vorgenommen werden, und schließen Sie die Verhandlungen schneller ab.

8. Unterstützung für Offline-Bearbeitung und Redlining. DocuCollab, die Vertragsautomatisierungssoftware, ermöglicht Ihnen die Flexibilität, das Dokument auch dann weiter zu bearbeiten und neu zu gestalten, wenn Sie offline sind.

9. Integrated Chat., Über den Konversationskanal im Dokument können Sie Änderungen besprechen und Probleme beheben, ohne auf einen Anruf warten zu müssen. Dies beschleunigt nicht nur die Verhandlungen, sondern bietet auch eine leistungsstarke Compliance-Fähigkeit im Falle eines zukünftigen Audits.

10. Die Konversationskanäle und Kommentare Thread neben redline Bearbeitungen bieten auch wertvolle Wissensmanagement-Funktionen für die Organisation.

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