Wie zu prognostizieren Ihr budget
anhand von Daten über Reisende Verhalten und früheren Ausgaben ist der Schlüssel, um die Einstellung intelligente Prognosen für Ihre jährlichen Ausgaben budget. Verschiedene Mitarbeiter reisen auf unterschiedliche Weise, zu verschiedenen Orten und mit unterschiedlichen Frequenzen., Wenn Sie jedoch Daten zu den durchschnittlichen Flugkosten pro Meile sowie zu den nächtlichen Hotel -, durchschnittlichen Essens-und Bodentransportkosten haben, können Sie Ihr Ausgabenbudget für das kommende Jahr genau vorhersagen und antizipieren.
Festlegen von Ausgabenlimits
Geschäftsreisende möchten größtenteils das Richtige für ihr Unternehmen tun – und viele Unternehmen stellen fest, dass die Kontrolle der Mitarbeiter über ihre eigenen Ausgaben die Ausgaben tatsächlich reduzieren kann. Finden Sie einen glücklichen Mittelweg, indem Sie den Mitarbeitern die Kontrolle geben und gleichzeitig wichtige Grenzen setzen.,
Zum Beispiel können die Essenskosten als Gesamtzulage pro Tag festgelegt werden, sodass der Mitarbeiter die Wahl hat, wie viel er individuell für Frühstück, Mittag-und Abendessen ausgeben möchte.
Wenn es um die Buchung einer Unterkunft geht, wählen Sie in jedem Hotel ein Standardzimmer mit einer bestimmten Sterne-Bewertung oder einem Höchstpreis pro Nacht.
Für den Bodentransport sollte eine Unternehmensreiserichtlinie den Mitarbeitern klar raten, die kostengünstigste Methode unter Berücksichtigung der Reisezeit zu wählen. Die meisten Geschäftsreisende akzeptieren es, auf Kurzstreckenreisen auf Economy-Flüge beschränkt zu sein.,
Bearbeitung von Spesenabrechnungen
Es ist wichtig, dass Geschäftsreisende eine klar definierte Methode haben, ihre Ausgaben zurückzufordern. Bitten Sie sie, eine Spesenabrechnung für Datum, Betrag, Kategorie, Ort und Geschäftszweck ihrer Forderung auszufüllen – und zu entscheiden, ob Sie Belege für alle ihre Ausgaben einreichen möchten oder nur solche, die einen bestimmten Betrag überschreiten.
Geben Sie Ihren Mitarbeitern einen Zeitrahmen für die Einreichung von Ausgaben – dies hilft Ihrem Unternehmen, einen stabilen und genauen Cashflow aufrechtzuerhalten., Lassen Sie sie auch wissen, wann sie erwarten können, dass Geld wieder auf ihre Konten gutgeschrieben wird. Je nach ausgegebenem Betrag kann es sinnvoll sein, zu klären, wer jeweils ihre Ausgaben genehmigt.
Richtlinien und Verfahren einrichten
Es gibt keine einheitliche Corporate Travel Policy. Wenn Ihre Richtlinie nicht mit der Art Ihrer Organisation übereinstimmt, wird sie wahrscheinlich nie die Erwartungen Ihrer Stakeholder erfüllen., Grundsätzlich müssen Ihre Reiserichtlinien und-verfahren an die Kultur Ihres Unternehmens angepasst und flexibel auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter, Ihrer Branche und Ihrer Wirtschaft zugeschnitten sein. Sie müssen auch weit verbreitet und verstanden werden.
Ihre Richtlinien und Verfahren helfen Ihren Geschäftsreisenden, Entscheidungen im Rahmen Ihrer Corporate Travel Policy zu treffen. Sie sollten Verfahren für alle Buchungen enthalten – schließlich ist es wichtig, dass die Mitarbeiter an jedem Punkt ihrer Geschäftsreise wissen, was von ihnen erwartet wird.,
Es kann auch erforderlich sein, einen Abschnitt über die Folgen der Nichteinhaltung der festgelegten Richtlinien und Verfahren aufzunehmen.
Unter Berücksichtigung von Sicherheitsverfahren
Die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter müssen im Mittelpunkt jeder Unternehmensreisepolitik stehen. Während sie in Geschäftsreisen tätig sind, sind Ihre Mitarbeiter in Ihrer Verantwortung, daher ist es wichtig, dass Ihre Richtlinie über Verfahren verfügt, die geschickt auf persönliches Risiko, Unwetter oder politische Unruhen in einem fremden Land reagieren können.,
Heben Sie hervor, wie wichtig es ist, dass Ihre Mitarbeiter Ihr Corporate Travel Policy-Dokument zu ihrer eigenen Sicherheit lesen, und klären Sie, was sie in einer Notsituation tun müssen und an wen Sie sich wenden müssen. Wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig in Länder mit hohem Risiko fliegen, organisieren Sie zusätzliche Reisesicherheits-und Sicherheitstrainings. Wir arbeiten eng mit International SOS zusammen, um eine verbesserte medizinische und Sicherheitsunterstützung zu bieten und Ihre Mitarbeiter unterwegs zu schützen.
Schauen Sie sich an, wie wir Ihre Mitarbeiter sonst in jeder Phase ihrer Reise unterstützen.,
Bereitstellung der Reiserichtlinie für Mitarbeiter
Sobald Sie Ihre Unternehmensreiserichtlinie verfasst haben, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter sie lesen und verstehen. Unabhängig davon, ob Sie die Richtlinie in einem gedruckten Dokument, über ein Intranet oder eine E-Mail übermitteln möchten, gibt es einige allgemeine Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass sie so effektiv wie möglich kommuniziert wird.
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