esta respuesta establece los formularios y documentos fiscales que las empresas preparan para contratistas independientes (ICs), además de destacar dos mejores prácticas: el uso de contratos escritos y el seguimiento de facturas.
si es la primera vez que contrata contratistas, tenga en cuenta que el IRS es agresivo al perseguir abusos del sistema tributario., Por lo tanto, si una empresa no está segura de si el individuo es un contratista legítimo y no un empleado, el primer paso es averiguarlo. La diferencia es crucial, ya que la clasificación errónea podría resultar en multas y sanciones significativas.
Formulario W-9
El IRS requiere que los contratistas llenen un Formulario W-9, solicitud de Número de Identificación del Contribuyente y certificación, que debe mantener archivado por lo menos cuatro años después de la contratación. Este formulario se utiliza para solicitar el nombre y número de Identificación Fiscal correcto, o TIN, del trabajador o su entidad., Un TIN puede ser un número de Seguro Social (SSN) o un número de identificación de empleador (ein). Asegúrese de que el contratista marque la casilla eximiéndolo de la retención de impuestos. Como entidad comercial separada, el CI debe presentar sus propios impuestos sobre el trabajo por cuenta propia. Zenefits prepara y almacena este documento para las empresas que contratan y pagan a contratistas a través de la plataforma.
Formulario 1099-MISC
con excepciones limitadas, si paga IC 600 o más por servicios prestados durante todo el año, debe proporcionarle el Formulario 1099-MISC., El 31 de enero es generalmente la fecha de vencimiento que su empresa necesita para haber enviado el formulario 1099 a su destinatario. Para la entrega electrónica, una empresa debe haber entregado el correo electrónico al destinatario informándole que su formulario está listo. Zenefits ofrece la opción de preparar y almacenar el 1099-MISC para contratistas independientes.
un contrato escrito
un contrato, idealmente preparado por un abogado, debe describir el proyecto y sus resultados esperados, la tarifa del proyecto y las fechas para los entregables., El contrato también debe especificar:
- El cliente no pagará ni retendrá impuestos o contribuciones a beneficios,
- El CI utilizará sus propias habilidades y equipos para llevar a cabo el proyecto, y
- El cliente puede rescindir el contrato si el trabajo del CI es deficiente o viola los términos del acuerdo.
las banderas rojas surgen cuando un cliente contrata repetidamente el mismo IC. Asegúrate de crear un nuevo contrato para cada nuevo proyecto. Zenefits ofrece a sus clientes un modelo de acuerdo preparado por Orrick.,
las facturas
solo realizan pagos contra facturas presentadas. No acepte informes de gastos. El equipo, el kilometraje y artículos similares forman parte de los gastos comerciales del CI, no de los suyos. Mantenga todas las facturas archivadas y asegúrese de que se coordinen con el Formulario 1099-MISC.
Contratista Independiente vs Empleado
Si usted no está seguro de si el individuo es un empleado o un contratista independiente, el IRS, estados UNIDOS, El Departamento de trabajo, la Junta Estatal de Compensación, la Agencia Estatal de seguro de Compensación de Trabajadores y el Departamento Estatal de trabajo proporcionan pautas sobre cómo hacer la llamada. Si, después de revisar la información, todavía no está seguro de si un trabajador es un empleado o un CI, presente [formulario SS-8 con el IRS. El IRS revisará la evidencia y determinará oficialmente el estado del trabajador. Esto es especialmente útil para las empresas que compran repetidamente el mismo tipo de servicios.
enlace útil
formularios e impuestos para contratistas independientes
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