Tage oder Wochen in ein Projekt fragt Ihr Vorgesetzter nach einem Fortschrittsbericht. Abhängig von Ihren Erfahrungen mit dem Schreiben eines solchen Dokuments können Sie mit Bereitschaft, Angst oder Verwirrung reagieren. Keine Sorge – wir sind hier, um zu helfen.
Hier geben wir Ihnen Tipps zum Erstellen eines Fortschrittsberichts mit Vorlagen und Checklisten., Wir beginnen natürlich mit der wichtigen Frage, die ein Neuling haben könnte: „Was ist ein Fortschrittsbericht?“
Was ist ein Fortschrittsbericht?
Ein Fortschrittsbericht ist genau das, was es klingt – ein Dokument, das im Detail erklärt, wie Sie weit Sie auf den Abschluss eines Projekts gegangen sind.
Es beschreibt die von Ihnen durchgeführten Aktivitäten, die von Ihnen erledigten Aufgaben und die Meilensteine, die Sie gegenüber Ihrem Projektplan erreicht haben.
Ein Fortschrittsbericht wird normalerweise für einen Vorgesetzten, Kollegen oder Kunden geschrieben., Sie können es in Ihrem Namen schreiben oder mit Ihren Teamkollegen zusammenarbeiten, um einen Teamfortschrittsbericht zu erstellen.
Abhängig vom Umfang und der Komplexität des Projekts müssen Sie möglicherweise wöchentlich oder monatlich oder für jeden 25% igen Projektmeilenstein einen Fortschrittsbericht erstellen.
Im Laufe Ihrer Karriere werden Sie wahrscheinlich mehr Berichte erstellen, als Sie zählen können (Herausforderung für Sie: Zählen Sie sie und finden Sie heraus, wie viele Ressourcen Sie verwenden!). Vielleicht verbringen Sie mehr Zeit damit, Daten zu knirschen und Zahlen in Diagramme einzufügen, als tatsächlich zu arbeiten.,
Berichte müssen nicht so zeitaufwendig sein, wie sie oft sind, weshalb wir in die Brillanz von Kevan Lee von Buffer in diesem interaktiven Content-Erlebnis, um Ihnen mit ihnen zu helfen. Tauchen Sie hier ein und lernen Sie einige Reporting-Hacks von Kevan.
Warum ist ein Fortschrittsbericht wichtig?
Manchmal fühlt es sich an, als wäre es überflüssig, detailliert über Ihren Fortschritt zu schreiben, insbesondere wenn Sie während des gesamten Projekts regelmäßig mit Ihrem Vorgesetzten, Teamkollegen und Kunden kommuniziert haben.,
Aber diese Art von Bericht ist aus mehreren Gründen sehr nützlich.
Es wird jeder auf der gleichen Seite
Jede Person, die eine Kopie des Berichts erhält wissen, was erreicht wurde. Dies verhindert Verwirrung darüber, was getan wurde oder noch getan werden muss.
Es erleichtert die Zusammenarbeit
Dies ist besonders wichtig, wenn verschiedene Teams zusammenarbeiten. Zu wissen, was das andere Team vorhat, verhindert das Arbeiten in Silos und reduziert auch die Redundanz von Aufgaben., Es hilft einem Team auch dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen es Hilfe anbieten oder sich mit anderen zusammenschließen kann.
Es verbessert die Transparenz und Rechenschaftspflicht durch die Bereitstellung einer Papierspur
Wenn Sie Ihren Bericht einreichen, haben Sie aufgezeichnet, dass Sie eine Aufgabe erfüllt haben oder erklärt, warum Ihre Ergebnisse anders waren als erwartet. Sobald das Dokument akzeptiert wurde, wird es Teil der offiziellen Dokumentation des Projekts.,
Also, nur für den Fall, dass jemand Sie in Zukunft beschuldigt, eine Aufgabe nicht erfüllt zu haben oder kein Problem gemeldet zu haben, können Sie auf den Fortschrittsbericht als Beweis dafür verweisen, dass Sie dies getan haben.
Wenn Ihr Projekt jemals für eine Auszeichnung nominiert wird, können Sie sicher sein, dass Validatoren nach Dokumenten suchen, die erklären, wie das Ganze erreicht wurde.,
Es verbessert die Projektbewertung und-überprüfung
Wenn Sie das nächste Mal ein Projekt planen, kann Ihr Team Dokumente, einschließlich Fortschrittsberichte, früherer Projekte untersuchen, um herauszufinden, was richtig gemacht wurde, was schief gelaufen ist und was verbessert werden kann.
Frühere Berichte können systemische Probleme, Schlupflöcher und andere Ursachen für Verzögerungen oder Ausfälle – sowohl intern als auch extern – aufzeigen, die vermieden oder behoben werden müssen.,
Sie liefert Erkenntnisse für die zukünftige Planung
Wenn der Betreuer weiß, welche Aufgaben durchgeführt worden, er oder Sie kann sich auf die überwachung der Fortschritte in Richtung der nächsten Phasen des Projekts.
Wenn ein Bericht zeigt, dass Verzögerungen aufgetreten sind, kann der Vorgesetzte die Probleme untersuchen, die den Fortschritt behindert haben, und Schritte unternehmen, um zu verhindern, dass sie in Zukunft erneut auftreten.
Der Supervisor kann bei Bedarf auch die Projektzeitleiste anpassen oder Teams anweisen, sich zu verdoppeln.,
Hier ist ein Beispiel für einen Fortschrittsbericht:
Verwenden Sie jetzt diese Fortschrittsberichtsvorlage in Piktochart!
How to write a progress report
Haben Sie jemals gefunden selbst stecken Tippen Sie mit Ihrem Stift oder starrt auf einen blinkenden cursor, nicht in der Lage zu schreiben beginnen?
Das ist keine ungewöhnliche Erfahrung beim Schreiben von Fortschrittsberichten, insbesondere für diejenigen, deren Jobs normalerweise kein langes Schreiben von Dokumenten beinhalten.,
Ein Grund, warum Menschen es schwierig finden, diese Berichte zu schreiben, ist der Gedanke, dass sie keine Autoren sind. Aber das ist alles im Kopf. Berichte erfordern keine ausgeklügelte Sprache – je einfacher, desto besser. Hier sind einige Tipps zum Schreiben von Berichten:
Betrachten Sie es als Q&A
Denn das ist es im Wesentlichen. Stellen Sie sich vor, Ihr Manager, Ihre Kollegen oder Kunden stellen Ihnen Fragen und geben ihnen Antworten.
Nehmen wir zum Beispiel an, Sie organisieren eine Wochenendmesse mit Essensständen und Musik und sind für Lebensmittelkonzessionen verantwortlich.,
Der Projektplan könnte verlangen, dass Sie Letters of Intent (LOI) von mindestens 10 Unternehmen bis zum Ende des ersten Monats gesichert haben.
Ihr Fortschrittsbericht würde dann die Unternehmen oder Unternehmer skizzieren, die LOIs geschickt haben, einschließlich einer Beschreibung ihrer Geschäfte und Pläne für ihre Essensstände. Wenn Gespräche mit anderen Unternehmen geführt werden, die LOIs noch nicht gesendet haben, können Sie dies auch erwähnen und erklären, wann von ihnen erwartet wird, dass sie ihre Briefe senden.,
Wenn Sie Ihr Ziel nicht erreicht haben, müssen Sie andererseits erklären, warum, aber auch die von Ihnen ausgeübten Anstrengungen und den erwarteten Zeitplan für das Erreichen der gewünschten Ergebnisse erläutern.
Verwenden Sie eine einfache und unkomplizierte Sprache
Dies bedeutet nicht, dass Sie keinen technischen Jargon verwenden können. Wenn Sie beispielsweise im Baugeschäft tätig sind, müssen Sie Begriffe wie „Ausschreibung“ oder „Variation“ oder „Risikomanagement“ nicht vermeiden.“
Aber sonst, sprich klar. Verwenden Sie klare und prägnante Sprache., Ein Missverständnis beim Geschäftsschreiben ist, dass Komplexität beeindruckt. In Wahrheit verursacht es nur Verwirrung. Tatsache ist, in der Lage zu sein, klar über Ihr Thema zu sprechen, zeigt an, dass Sie Ihr Thema von innen nach außen verstehen.
Lass uns spezifisch werden. Eine Sache, die Geschäftsdokumente trostlos macht, ist die Umwandlung von Verben in Substantive – genau wie ich es dort getan habe.
Wenn wir das umformulieren müssten, um das Verb zu behalten, würden wir schreiben: „Verben in Substantive umwandeln.“Es klingt einfacher und kommt auf den Punkt.,
Vermeiden Sie die Verwendung der passiven Stimme, wo möglich
Manchmal können Sie die Verwendung der passiven Stimme nicht vermeiden in wirklich formellen Dokumenten, die den Standpunkt der ersten Person verbieten. Aber wenn es gut gemacht wird, hilft es wirklich, Ihren Bericht relatable zu machen.
Zurück zum Beispiel für die Lebensmittelkonzession würde ein passiver Satz lauten: „Es wurde eine Erforschung potenzieller Lebensmittelkonzessionäre durchgeführt.“
Um diesen Satz aktiv zu machen, geben Sie ihm einen Schauspieler (in diesem Fall das Team), wie in: „Das Team hat nach potenziellen Lebensmittelkonzessionären gesucht.,“
Seien Sie spezifisch
Eine im Journal of Cognitive Neuroscience veröffentlichte Studie ergab, dass Sie, wenn Sie konkrete Wörter verwenden, dazu neigen, sowohl den linken als auch den rechten Teil des Gehirns zu engagieren, während die rechte Region dazu neigt, durch abstrakte Wörter unstimuliert zu bleiben.
Während die Jury noch nicht genau weiß, wie Wortbedeutungen im Kopf dargestellt werden, können wir uns darauf einigen, dass der Ausdruck „ein fröhlicher Klang“ die Fantasie nicht so sehr anregt wie „Klingeln“.
„A hot day „aktiviert visuelle Bilder nicht so sehr wie“ a melting popsicle“., Wenn der Geist eines Lesers durch Worte angeregt wird, ist es weniger wahrscheinlich, dass er abdriftet.
Im vorherigen Beispiel ruft“ recherchiert über potenzielle Lebensmittelkonzessionäre “ kein visuelles Bild hervor. „Baute eine Liste von 50 potenziellen Lebensmittel Konzessionäre“ ist konkreter, vor allem, wenn Sie Details hinzufügen, welche Lebensmittel verkauft werden könnten.
Erläutern Sie bei Bedarf den Jargon
Dies hängt davon ab, wer Ihren Bericht liest und ob Sie einen sehr speziellen Jargon verwenden, mit dem nur Mitglieder Ihres Teams vertraut sind., Zum Beispiel in einem Bericht, der von einem Bauteam an den Projektleiter gerichtet wurde – Baujargon könnte verwendet werden, da der Empfänger es offensichtlich versteht.
Buchstabieren Sie Akronyme, wenn sie zum ersten Mal im Dokument vorkommen
Gehen Sie nicht davon aus, dass jede einzelne Person, die den Bericht liest, alle Akronyme versteht, die Sie verwenden, ohne dass Sie sie buchstabieren. Zum Beispiel sollten SWMS bei Bauarbeiten zuerst als sichere Arbeitsmethodenanweisung angegeben werden. „Pre-Starts“ sollte als „Pre-Start-Checks“ bezeichnet werden.,
In Ihrem Bericht würde es also so aussehen: Safe Work Method Statement (SWMS), dann können alle nachfolgenden Referenzen nur SWMS sein.
Halten Sie sich an Fakten
Vermeiden Sie eine Stellungnahme, es sei denn, es ist Teil des Projekts.
Zum Beispiel könnte Ihre Aufgabe darin bestehen, Daten zu analysieren und Ihre Interpretation und Vorhersage anzubieten. In diesem Fall können Sie Ihre Spekulation und Ihren Standpunkt anbieten, solange Sie Beweise haben, die Sie unterstützen.
Verwenden Sie Grafiken, um den Text zu ergänzen
Vermeiden Sie es, eine lange Reihe von Zahlen in einem Satz aufzuschreiben., Versuchen Sie, Tabellen oder Diagramme zu verwenden, insbesondere wenn Sie mit einer Reihe von Zahlen zu tun haben.
Probieren Sie bei der Verwendung von Diagrammen oder Diagrammen verschiedene Typen aus, um festzustellen, welche Ihre Daten am besten darstellen. Sie können ein Balkendiagramm, ein Kreisdiagramm, ein Liniendiagramm oder sogar ein Streudiagramm verwenden. Verbringen Sie jedoch Zeit damit, verschiedene Datensätze mithilfe von Beschriftungen und Farben von den anderen zu unterscheiden.
Machen Sie sich keine Sorgen, wenn dies entmutigend klingt – es gibt viele Software, mit der Sie Daten visualisieren können, einschließlich der grundlegendsten Beispiele, MS Excel und Numbers for Mac.,
So strukturieren Sie einen Fortschrittsbericht
Das ist alles gut und gut. Aber Sie fragen sich vielleicht immer noch über den genauen Prozess, wie ein Fortschrittsbericht zu schreiben. Bewaffnet mit all diesen praktischen Tipps, wie stellen Sie den Bericht zusammen?
Zunächst hängt es von der Art des Berichts sowie vom beabsichtigten Leser ab. Ein Fortschrittsbericht kann täglich, wöchentlich oder monatlich verfasst werden. Es kann für eine Einzelperson oder ein Team geschrieben werden.
Wie Sie in den folgenden Beispielen sehen, sind die Hauptteile eines Fortschrittsberichts:
1., Einleitung
Dieser Teil gibt einen Überblick über den Inhalt des Fortschrittsberichts. Schreiben Sie dies am besten, nachdem Sie alle anderen Teile des Berichts abgeschlossen haben. Auf diese Weise können Sie eine genaue Zusammenfassung bereitstellen.
Halten Sie es kurz und einfach. Ein oder zwei Absätze reichen aus.
2. Leistungen
Zahlen und Details sind deine Freunde, besonders wenn du diesen Abschnitt des Fortschrittsberichts schreibst. Die Leistungen, die Sie schreiben, sollten Ihren Zielen entsprechen.
3., Ziele
Was waren Ihre Ziele für den Berichtszeitraum? Dies könnte ein Ziel für den Tag, die Woche, den Monat oder das Quartal sein. Andererseits könnte es auch ein Teamziel sein.
Seien Sie konkret beim Schreiben von Zielen. Zum Beispiel:
4. Straßensperren
Erklären Sie, welche Situationen Sie daran gehindert haben, Ihre Ziele zu erreichen, oder Sie daran hindern können, die Ziele dieses Monats zu erreichen.
Aber hören Sie hier nicht auf. Seien Sie proaktiv und legen Sie einen Aktionsplan und einen Zeitplan für die Lösung der Straßensperren vor., Fügen Sie Details wie Mittel, Materialien und Personal ein, die Sie möglicherweise benötigen, um die Lösung zu implementieren.
Um Sie besser zu führen, finden Sie hier Beispiele für Fortschrittsberichte, die visuell attraktiv und gut lesbar sind.
Täglicher Fortschrittsbericht
Ein täglicher Fortschrittsbericht enthält Ihre Ziele für den Tag sowie Ihre Leistungen am Vortag. Es erklärt auch Herausforderungen bei der Ausführung von Aufgaben und beim Erreichen von Zielen.
Ein weiterer Abschnitt unter dem täglichen Fortschrittsbericht ist „lessons learned“., Diese müssen in direktem Zusammenhang mit den Aufgaben und Herausforderungen des Tages sowie mit den Leistungen des Vortages stehen.
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Wöchentlicher Fortschrittsbericht
Ein wöchentlicher Fortschrittsbericht enthält eine Woche für Woche Aufschlüsselung dessen, was erreicht wurde und welche Aufgaben noch zu erledigen sind.
Genau wie ein täglicher Fortschrittsbericht kann ein wöchentlicher Fortschrittsbericht Herausforderungen und gewonnene Erkenntnisse enthalten. Beispiele sind in den folgenden Vorlagen enthalten.,e Teilnahme an einer einwöchigen Branchentagung; Meetings konnten nicht gebucht werden
- Potenzielle Anbieter haben nicht die gesamte E-Mail gelesen
Lessons Learned
-
- Berücksichtigen Sie Branchenereignisse, wenn Sie eine Zeitleiste für die Kontaktaufnahme mit Kunden planen
- Einleitende E-Mails müssen kurz sein und lesbar formatiert sein
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Monatlicher Fortschrittsbericht
Für Projekte mit längerer Laufzeit ist ein monatlicher Fortschrittsbericht erforderlich. Der Bericht kann sowohl monatliche als auch vierteljährliche Daten zum Projektfortschritt liefern.
Team-Fortschrittsbericht
Ein Team-Fortschrittsbericht enthält Informationen zu Team-und einzelnen Meilensteinen sowie zum Status des Fortschritts. Jetzt ist dieser komplizierter, einfach weil es mehrere Leute betrifft, die an verschiedenen Aufgaben gearbeitet haben.
Es reicht nicht aus, nur eine Person den Bericht erstellen zu lassen., Natürlich kann eine Person tippen, aber jeder muss Input und Feedback geben.
Eine Möglichkeit, die Eingaben verschiedener Teammitglieder zu protokollieren, besteht darin, die vorgenommenen Änderungen zu verfolgen.
Aktivieren Sie dazu einfach die Verfolgung von Änderungen in einem Word-Dokument oder auf Seiten für Mac-Benutzer. Wenn Sie an einem kollaborativen Tool wie Google Text & Tabellen arbeiten, klicken Sie oben rechts im Fenster auf das Stiftsymbol und wählen Sie im Dropdown-Menü „Änderungen und Vorschläge“., So sieht das aus:
Andererseits können Teammitglieder Kommentare oder Fragen zum Fortschrittsbericht einfügen. Auch hier können Sie dies problemlos für ein Word-Dokument sowie für Software tun, mit der Sie freigegebene Dokumente wie Google Text & Tabellen und Piktochart kommentieren können:
Hier ist ein Beispiel für eine Teamfortschrittsberichtsvorlage.
Schauen Sie sich jetzt diese Vorlage für den Teamfortschritt an!,
Eine Letzte Sache…
Sie haben endlich mit dem schreiben fertig sind Ihre Fortschritte berichten – atmen ein Seufzer der Erleichterung, aber don nicht drücken Sie ’senden‘ nur noch.
Gehen Sie es mindestens einmal durch (besser mehr als einmal, besonders wenn es sich um einen Teambericht handelt). Lesen Sie den Artikel erneut, bearbeiten Sie den Inhalt nach Bedarf und bitten Sie einen Teamkollegen, ihn mit einem frischen Augenpaar zu lesen.
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