Questa risposta espone i moduli e i documenti fiscali che le aziende preparano per gli appaltatori indipendenti (ICs), oltre a evidenziare due migliori pratiche: l’uso di contratti scritti e il monitoraggio delle fatture.
Se è la prima volta l’assunzione di appaltatori, essere consapevoli del fatto che l’IRS è aggressivo nel perseguire gli abusi del sistema fiscale., Così, se una società non è sicuro se l’individuo è un imprenditore legittimo e non un dipendente, il primo passo è capire che fuori. La differenza è fondamentale, poiché un’errata classificazione potrebbe comportare multe e sanzioni significative.
Modulo W-9
L’IRS richiede agli appaltatori di compilare un modulo W-9, richiesta di numero di identificazione del contribuente e certificazione, che si dovrebbe tenere in archivio per almeno quattro anni dopo l’assunzione. Questo modulo viene utilizzato per richiedere il nome corretto e il numero di identificazione del contribuente, o TIN, del lavoratore o della sua entità., Un TIN può essere un numero di previdenza sociale (SSN) o un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Assicurati che il contraente controlli la casella esentandolo dalla ritenuta fiscale. Come entità commerciale separata, l’IC dovrebbe presentare le proprie tasse di lavoro autonomo. Zenefits prepara e memorizza questo documento per le aziende che assumono e pagano gli appaltatori attraverso la piattaforma.
Modulo 1099-VARIE
Con limitate eccezioni, se si paga l’IC IC 600 o più per i servizi forniti durante tutto l’anno, è necessario fornire lui o lei con il modulo 1099-VARIE., 31 Gennaio è di solito la data di scadenza che la vostra azienda ha bisogno di aver inviato il modulo 1099 al suo destinatario. Per la consegna elettronica, un’azienda deve aver consegnato l’e-mail al destinatario informandolo che il modulo è pronto. Zenefits offre la possibilità di preparare e memorizzare il 1099-MISC per gli appaltatori indipendenti.
Un contratto scritto
Un contratto, idealmente preparato da un avvocato, dovrebbe delineare il progetto e i suoi risultati attesi, la commissione del progetto e le date per i risultati finali., Il contratto dovrebbe anche specificare:
- Il cliente non pagherà o tratterrà tasse o contributi benefici,
- L’IC utilizzerà le proprie competenze e attrezzature per realizzare il progetto e
- Il cliente può risolvere il contratto se il lavoro dell’IC è scadente o viola i termini dell’accordo.
Le bandiere rosse sorgono quando un cliente assume ripetutamente lo stesso IC. Assicurati di creare un nuovo contratto per ogni nuovo progetto. Zenefits offre ai suoi clienti un accordo modello preparato da Orrick.,
Fatture
Effettua pagamenti solo su fatture inviate. Non accettare note spese. Attrezzature, chilometraggio e articoli simili fanno parte delle spese aziendali dell’IC, non le tue. Mantieni tutte le fatture in archivio e assicurati che si coordinino con il modulo 1099-MISC.
Appaltatore indipendente vs dipendente
Se non si è sicuri se l’individuo è un dipendente o un appaltatore indipendente, l’IRS, U. S., Dipartimento del Lavoro, il vostro consiglio di compensazione dello Stato, la vostra agenzia di assicurazione di compensazione dei lavoratori statali, e il vostro Dipartimento di Stato del Lavoro forniscono linee guida su come effettuare la chiamata. Se, dopo aver esaminato le informazioni, non si è ancora sicuri se un lavoratore è un dipendente o un IC, file [Modulo SS-8 con l’IRS. L’IRS esaminerà le prove e determinerà ufficialmente lo stato del lavoratore. Ciò è particolarmente utile per le aziende che acquistano ripetutamente lo stesso tipo di servizi.
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Moduli e tasse per appaltatori indipendenti
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