Esta resposta define os formulários e documentos fiscais que as empresas preparam para contratantes independentes (ICs), bem como destaca duas melhores práticas: a utilização de contratos escritos e o acompanhamento das facturas. se é a sua primeira vez contratando empreiteiros, esteja ciente de que o IRS é agressivo em perseguir abusos do sistema fiscal., Então, se uma empresa não tem certeza se o indivíduo é um contratante legítimo e não um empregado, o primeiro passo é descobrir isso. A diferença é crucial, uma vez que a desclassificação pode resultar em multas e sanções significativas.
Formulário W-9
as IRS exigem que os contratantes preencham um Formulário W-9, um pedido de Número de identificação e de certificação dos contribuintes, que devem manter no processo durante pelo menos quatro anos após a contratação. Este formulário é utilizado para solicitar o nome correcto e o número de identificação do Contribuinte, ou estanho, do trabalhador ou da sua entidade., Um estanho pode ser um número de segurança social (SSN) ou um número de identificação da entidade patronal (EIN). Certifica-te que o empreiteiro verifica a caixa que o isenta de retenção de impostos. Como entidade empresarial separada, o IC deve apresentar os seus próprios impostos sobre o trabalho por conta própria. Zenefits preps e armazena este documento para empresas que contratam e pagam empreiteiros através da plataforma.
Formulário 1099-diversos
com excepções limitadas, se pagar o IC $600 ou mais pelos serviços prestados ao longo do ano, deve fornecer-lhe o Formulário 1099-diversos., 31 de Janeiro é geralmente a data de vencimento que sua empresa precisa ter enviado o formulário 1099 para o seu destinatário. Para a entrega por e-mail, uma empresa precisa ter entregue o e-mail para o destinatário informando-os de que seu formulário está pronto. Zenefits oferece a opção de preparar e armazenar o 1099-MISC para empreiteiros independentes.
um contrato escrito
um contrato, idealmente preparado por um advogado, deve descrever o projeto e seus resultados esperados, a taxa do projeto e as datas de entrega., O contrato deve especificar também:
- O cliente não vai pagar ou reter impostos ou benefícios, contribuições,
- O IC irá usar suas próprias habilidades e equipamentos para realizar o projeto, e
- O cliente pode rescindir o contrato se o IC de trabalho é de qualidade inferior, ou que viola os termos do acordo.
surgem bandeiras vermelhas quando um cliente contrata repetidamente o mesmo IC. Certifique-se de criar um novo contrato para cada novo projeto. Zenefits oferece aos seus clientes um modelo de acordo preparado por Orrick.,
as facturas
apenas efectuam pagamentos com facturas apresentadas. Não aceite relatórios de despesas. Equipamento, quilometragem e itens similares fazem parte das despesas de negócios do IC, não o seu. Mantenha todas as faturas no arquivo, e certifique-se de que eles coordenam com o Formulário 1099-MISC.
contratante independente vs. empregado
Se você não tem certeza se o indivíduo é um empregado ou um contratante independente, o IRS, EUA, Departamento de trabalho, o seu conselho de Compensação do Estado, a sua agência de seguro de compensação dos trabalhadores do estado, e o seu departamento de trabalho do Estado fornecem orientações sobre como fazer a chamada. Se, após a revisão da informação, você ainda não tem certeza se um trabalhador é um empregado ou um IC, arquivo [Formulário SS-8 com o IRS. O IRS vai rever as provas e determinar oficialmente o estatuto do trabalhador. Isto é especialmente útil para empresas que compram repetidamente o mesmo tipo de serviços. formulários e impostos para contratantes independentes
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