In dieser Antwort werden die Formulare und Steuerdokumente aufgeführt, die Unternehmen für unabhängige Auftragnehmer (IKs) vorbereiten, und zwei Best Practices hervorgehoben: die Verwendung schriftlicher Verträge und die Verfolgung von Rechnungen.
Wenn Sie zum ersten Mal Auftragnehmer einstellen, beachten Sie, dass die IRS bei der Verfolgung von Missbräuchen des Steuersystems aggressiv ist., Wenn also ein Unternehmen nicht sicher ist, ob die Person ein legitimer Auftragnehmer und kein Mitarbeiter ist, besteht der erste Schritt darin, dies herauszufinden. Der Unterschied ist entscheidend, da eine Fehlklassifizierung zu erheblichen Geldbußen und Strafen führen kann.
Formular W-9
Das IRS verpflichtet Auftragnehmer, ein Formular W-9, Antrag auf Steueridentifikationsnummer und Zertifizierung auszufüllen, die Sie mindestens vier Jahre nach der Einstellung einreichen sollten. Dieses Formular wird verwendet, um den korrekten Namen und die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Arbeitnehmers oder seiner Einheit anzufordern., Eine TIN kann entweder eine Sozialversicherungsnummer (SSN) oder eine Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) sein. Stellen Sie sicher, dass der Auftragnehmer das Kästchen überprüft, in dem er von der Steuervergünstigung befreit ist. Als separate Geschäftseinheit sollte der IC seine eigenen selbständigen Steuern einreichen. Zenefits bereitet dieses Dokument vor und speichert es für Unternehmen, die Auftragnehmer über die Plattform einstellen und bezahlen.
Formular 1099-MISC
Wenn Sie dem IC mit begrenzten Ausnahmen 600 USD oder mehr für das ganze Jahr über erbrachte Dienstleistungen zahlen, müssen Sie ihm das Formular 1099-MISC zur Verfügung stellen., Januar ist normalerweise das Fälligkeitsdatum, an dem Ihr Unternehmen das 1099-Formular an seinen Empfänger gesendet haben muss. Für die E-Zustellung muss ein Unternehmen die E-Mail an den Empfänger gesendet haben, der sie darüber informiert, dass ihr Formular fertig ist. Zenefits bietet die Möglichkeit, den 1099-MISC für unabhängige Auftragnehmer vorzubereiten und aufzubewahren.
Ein schriftlicher Vertrag
Ein Vertrag, der idealerweise von einem Anwalt vorbereitet wird, sollte das Projekt und seine erwarteten Ergebnisse, die Projektgebühr und die Liefertermine skizzieren., Der Vertrag sollte auch Folgendes enthalten:
- Der Kunde wird keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge zahlen oder einbehalten,
- Der IC wird seine eigenen Fähigkeiten und Geräte zur Durchführung des Projekts einsetzen, und
- Der Kunde kann den Vertrag kündigen, wenn die Arbeit des IC minderwertig ist oder gegen die Vertragsbedingungen verstößt.
Rote Flaggen entstehen, wenn ein Client wiederholt denselben IC anstellt. Stellen Sie sicher, dass Sie für jedes neue Projekt einen neuen Vertrag erstellen. Zenefits bietet seinen Kunden eine Vorlage Vertrag vorbereitet, die von Orrick.,
Rechnungen
Zahlungen erfolgen nur gegen vorgelegte Rechnungen. Akzeptieren Sie keine Spesenabrechnungen. Ausrüstung, Kilometerstand und ähnliche Gegenstände gehören zu den Geschäftsausgaben des IC, nicht zu Ihren. Bewahren Sie alle Rechnungen auf Datei, und stellen Sie sicher, dass sie mit Formular 1099-MISC koordinieren.
Unabhängiger Auftragnehmer vs. Mitarbeiter
Wenn Sie nicht sicher sind, ob die Person ein Angestellter oder ein Unabhängiger Auftragnehmer, der IRS, US, Das Arbeitsministerium, Ihr State Compensation Board, Ihre staatliche Agentur für Arbeitnehmerentschädigung und Ihr State Department of Labour geben Richtlinien für den Anruf. Wenn Sie nach Überprüfung der Informationen immer noch nicht sicher sind, ob ein Mitarbeiter ein Mitarbeiter oder ein IC ist, reichen Sie das Formular SS-8 beim IRS ein. Das IRS wird die Beweise überprüfen und den Status des Arbeitnehmers offiziell bestimmen. Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die wiederholt die gleiche Art von Dienstleistungen kaufen.
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Formulare und Steuern für unabhängige Auftragnehmer
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